Davčne blagajne - pomembne informacije.
Uporabnik davčne blagajne mora upoštevati zahteve:
- vodenje poslovnih knjig in evidence,
- davčne blagajne oz. VKR so obvezne pri gotovinskem poslovanju (gotovina, kartice)
- ob dobavi blaga ali opravljanju storitev mora izdati davčno potrjen račun
Tudi pri davčnih blagajnah obstaja tudi nekaj izjem.
Davčne blagajne so se lahko začele uporabljati 1. decembra 2015, obvezno pa so se morale uporabljati od 2. januarja 2016 dalje. Zakon o davčnem potrjevanju je predvidel tudi dveletno predhodno obdobje, v katerem je bilo pri gotovinskem poslovanju še naprej možno uporabljati vezano knjigo računov. Sistem, ki ga je zakon uvedel, omogoča FURSU potrjevanje in shranjevanje podatkov o računih pri gotovinskem poslovanju v v realnem času. Omogočena je sledljivost in učinkovitost nadzora nad izdanimi računi. Osnovni namen ukrepa je bil boj države proti delu na črno in sivi ekonomiji.
Prvotni zakon je določal, da se bodo vezane knjige računov (VKR) lahko uporabljala do konca leta 2017, od takrat naprej pa naj bi vsi, ki poslujejo z gotovino začeli uporabljati davčne blagajne. Zakon so naknadno spremenili in uporaba VKR se je obdržala in je še vedno aktualna. (december 2020).
Pri uporabi VKR mora tisti, ki izdaja račune, paziti, da nima v istem poslovnem prostoru tudi davčne blagajne. Poslovni prostor je vsak prostor, premičen ali nepremičen, v katerem zavezanec stalno, občasno ali začasno izdaja račune pri gotovinskem poslovanju.
Kot poslovni prostor zavezanca se lahko šteje:
- del ali več ločenih delov prostora, v katerih se opravlja dejavnost ali več različnih dejavnosti.
- Premičen prostor je vsak premičen objekt ali elektronska naprava za izdajo računov. Elektronska naprava za izdajo računov se kot poslovni prostor zavezanca šteje v primerih, ko se račun ne izda v premičnem objektu.
- Kot poslovni prostor zavezanca se šteje tudi vsak prostor, v katerem se izdajajo računi z uporabo VKR. Prostor je lahko premičen ali nepremičen.
Davčna blagajna - kdo in kdaj jo potrebuje
Zavezanec mora za uporabo davčne blagajne izpolnjevati sledeče pogoje:
- vodenje poslovnih knjig in evidence,
- davčne blagajne oz. VKR so obvezne pri gotovinskem poslovanju (gotovina, kartice)
- ob dobavi blaga ali opravljanju storitev mora izdati davčno potrjen račun
Obstaja pa nekaj izjem. Davčno potrjevanje računov preko davčne blagajne oz. izdajanje računov z VKR ni obvezno za:
- dobave blaga, ki jih opravi davčni zavezanec, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji in za katere se kot kraj dobave šteje Republika Slovenija, če skupna vrednost teh dobav v tekočem koledarskem letu oziroma v preteklem koledarskem letu presega 35.000 evrov, ali če se dobavitelj odloči, da je, ne glede na to, da vrednost njegovih dobav v tekočem koledarskem letu ne presega tega zneska, kraj teh dobav Republika Slovenija;
- dobava telekomunikacijskih storitev, storitev oddajanja ali elektronskih storitev, ki jih opravi davčni zavezanec, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji, osebam, ki niso davčni zavezanci,;
- kontinuiranih dobav blaga in storitev naročniku, v dejavnostih oskrbe z električno energijo, plinom in paro, oskrbe z vodo, ravnanja z odplakami in odpadki, ter v telekomunikacijski dejavnosti, opravljenih na podlagi sklenjene pogodbe o dobavi med dobaviteljem in naročnikom, pri čemer dobavitelj račune izdaja množično, z uporabo sistema avtomatske obdelave podatkov, ločeno od blagajniških mest, periodično v vnaprej dogovorjenih časovnih intervalih, za plačilo prek univerzalnega plačilnega naloga, ter se računi naročniku vročijo preko izvajalca poštnih storitev, po elektronski poti oziroma na drug primerljiv način, plačilo računa pa se izvrši naknadno, po izdaji takšnega računa in ni neposredno povezano s posamezno dobavo blaga oziroma storitev.
Zavezanci se lahko od 1. januarja 2018 odločijo ali bodo uporabljali VKR (vezana knjiga računov) ali davčno blagajno.
Minimalne obveznosti v zvezi z davčnimi blagajnami?
- registracija poslovnega prostora oz. mesta ali naprave za izdajanje računov pri FURSu
- določitev vseh oseb, ki bodo uporabljale blagajno (oznaka, ki ni nujno ime, in davčna številka osebe)
- pridobitev programske in strojne opreme za izdajanje davčno potrjenih računov. Programska oprema mora biti usklajena z zahtevami FURSa, Omogočati mora tudi varovanje kopij podatkov.
- pridobitev namenskega digitalnega potrdila. Poimenujemo ga tudi certifikat za davčno blagajno. (video navodila)
- obvestilo o obveznem izstavljanju računov in obveznem prejemanju računov za kupce - to je zelena nalepka "VKLOPI RAZUM ZAHTEVAJ RAČUN!"
- vsaj en izvod potrjene vezane knjige računov (VKR) v primeru nedelovanja davčne blagajne
Novosti in spremembe
Vezana knjiga računov (VKR) in/ali davčna blagajna
Ena bistvenih sprememb je odprava prehodnega roka za račune iz vezane knjige. V osnovi je zakon namreč določal, da vezanih knjig ne bo več mogoče uporabljati po 31.12.2017, oziroma je določal zavezančevo obveznost dokazovanja nezmožnosti dostopa do spleta.
Po novem pa je izdajateljem računov omogočeno, da se sami odločijo ali bodo pri gotovinskem poslovanju uporabljali davčne blagajne ali vezane knjige računov. Ministrstvo za finance je pri pripravi sprememb upoštevalo, da je za majhne zavezance stroškovno bolj ugodna uporaba vezanih knjig, saj jim nakup davčne blagajne predstavlja precejšen finančni zalogaj. Vezano knjigo računov pri svojem poslovanju pogosteje uporabljajo tudi zavezanci, ki v manjši meri poslujejo z gotovino in torej izdajo manj gotovinskih računov, zavezanci, ki poslujejo na območjih, kjer dostopa do interneta ni ter zavezanci, ki izdajajo račune pri opravljanju terenskega dela na različnih lokacijah.
Način izvajanja potrjevanja računov mora izdajatelj računa določiti z internim aktom. V primeru, da se odloči, da bo za izdajanje računov uporabljal vezano knjigo računov, ne bo smel v istem poslovnem prostoru uporabljati tudi davčne blagajne.
Za zavezance, ki bodo izbrali način izdaje računov z vezano knjigo računov, še vedno obstaja obveznost izdaje računa ob opravljeni dobavi in prejetem gotovinskem plačilu. Prav tako je izdajatelj računa dolžan FURSu sporočiti podatke o svojem poslovnem prostoru.
Podaljšan rok za posredovanje podatkov o izdanih računih
S spremembami zakona se je podaljšal tudi rok za sporočanje podatkov o izdanih računih iz vezane knjige. Zavezanec mora po novem davčnemu organu poslati podatke o računih, ki jih je izdal z vezano knjigo računov, do 10. dne v mesecu, ki sledi mesecu izdaje računa in ne več vsakih deset dni.
Kupci imajo daljši rok, da preverijo potrjene račune
Spremenil se je tudi rok, v katerem lahko kupci preko spleta ali mobilne aplikacije preverijo ali so bili podatki o izdanih računih sporočeni davčnemu organu. Ta se je podaljšal iz 30 na 60 dni od dneva izdaje računa. S tem ko kupec lahko za vse izdane račune preveri ali so bili ustrezno prijavljeni FURSu, se omogoča dvojna kontrola izdanih računov, preko FURSA in preko kupca.
Zakon o davčnem potrjevanju računov je bil spremenjen in dopolnjen, spremembe pa so stopile v veljavo 1.1.2018.
Če nepravilno uporabljate davčne blagajne, sledi kazen.
Razpon kazni se giblje od 2.000 do 100.000 evrov za gospodarske družbe (do 150.000 evrov za velike gospodarske družbe) oziroma od 1.500 do 50.000 evrov za samostojnega podjetnika.
Pogovorno imenovani “zakon o davčnih blagajnah” pa ne določa le obveznost izdaje računa za izdajatelja, ampak tudi obveznost kako mora kupec sprejeti račun. Kupec blaga oziroma prejemnik storitve mora prevzeti račun in ga zadržati neposredno po odhodu iz poslovnega prostora in ga na zahtevo predložiti pooblaščeni osebi davčnega organa ali Tržnega inšpektorata Republike Slovenije. Če tega ne stori, je lahko sankcioniran z globo v višini 40 evrov.
Vprašanja in odgovori o davčnih blagajnah.
Katerega ponudnika davčne blagajne naj izberem?
Dejstvo je, da je zaradi obvezne uporabe in velike mase potencialnih novih strank veliko podjetij v davčnih blagajnah videlo poslovno priložnost, med drugim tudi veliko podjetij, ki niso iz panoge. V teh dneh smo zato priča poplavi težav z delovanjem opreme, nedelovanjem aplikacij, uporabnikom neprijaznimi vmesniki… Priporočamo vam, da izberete ponudnika, ki ima že vsaj nekajletne izkušnje na področju programske opreme za izdajanje računov in vam bo sposoben zagotavljati ustrezno pomoč pri namestitvi in podporo.
Kakšen je namen davčnih blagajn?
Uvedba davčnih blagajn je eden od ukrepov zmanjšanja obsega sive ekonomije, povečanja javnofinančnih prihodkov, učinkovitejšega pobiranja obveznih dajatev, pravičnejše porazdelitve davčnega bremena med zavezanci in večje zaščite potrošnikov.
Ali je plačilo s kreditno kartico gotovinsko plačilo?
Da. Plačilo računa s kreditno kartico se v tem primeru šteje za gotovinsko plačilo. Če je račun plačan s kreditno kartico, ga je potrebno posredovati v potrditev na FURS. Če je plačilo računa s kreditno kartico izvedeno prek ponudnika plačilnih storitev (primer: račun kupec plača pri ponudniku plačilnih storitev – banki, pošti – z UPN oziroma položnico, pri čemer je plačilno sredstvo, s katerim poravna znesek UPN oziroma položnice, plačilna, kreditna kartica, gotovina ali ček), računa ni potrebno poslati v potrditev na FURS.
Avans – ali je račun za predplačilo predmet potrjevanja po ZDavPR? Kako je s poročanjem o teh računih potem, ko je tudi račun dokončno plačan? Ali se bo poročalo celoten znesek računa?
Da. Davčni zavezanec mora zagotoviti, da je račun izdan tudi za vsako predplačilo, ki ga prejme od drugega davčnega zavezanca ali pravne osebe, ki ni davčni zavezanec, preden je opravljena dobava blaga oziroma storitev dokončana.
Kot račun za namene tega zakona se torej upošteva tudi račun, ki je izdan za prejeto predplačilo (avansni račun), kar pomeni, da je izvajanje postopka potrjevanja računov obvezno tudi v primerih prejema predplačil, preden je opravljena dobava blaga ali dokončana storitev. Izvajanje postopka potrjevanja računov pa je obvezno tudi za račun, izdan za opravljeno dobavo blaga oziroma storitve (na katerem se »poračuna« avansni račun).
Po DDV zakonodaji ni predpisana obveznost izdaje računa za predplačilo, če plačilo pred opravljeno dobavo (avans) izvrši fizična oseba, ki ni zavezanec za DDV. Določeno pa je, da če je plačilo izvršeno preden je blago dobavljeno ali preden so storitve opravljene, nastane obveznost obračuna DDV na dan prejema plačila in od prejetega zneska plačila. Zavezanec torej lahko izda račun za predplačilo tudi v teh primerih, seveda pa mora izdati račun, ko je dobava blaga ali storitev opravljena. V vseh primerih, ko je račun za predplačilo izdan v skladu z DDV zakonodajo, mora zavezanec za tak račun opraviti postopek potrjevanja računov in pridobiti enkratno identifikacijsko oznako računa. Kot račun za namene ZDavPR šteje tudi vsak račun za prejeto predplačilo, preden je dobava blaga ali storitev opravljena.
Kdaj mora biti izdan račun v primeru internetne prodaje?
Po ZDavPR je določen rok izdaje računa, in sicer mora zavezanec izdati račun najkasneje v trenutku, ko sta izpolnjena dva pogoja, in sicer ko je prejeto plačilo z gotovino in opravljena dobava blaga oziroma storitve. Pri internetni prodaji, plačani s strani kupca (končnega potrošnika) z npr. plačilno/kreditno kartico pred opravljeno dobavo, mora biti torej račun izdan najkasneje ob dobavi. V praksi bo praviloma izdan račun ob pošiljanju blaga kupcu oziroma ko bo blago odpremljeno. Ko bo izdan račun, ga je treba potrditi.
Dobropis, bremepis – kakšne so obveznosti potrjevanja računov pri dobropisih in bremepisih?
Dobropis in bremepis k izdanemu računu tako predstavljata naknadno spremembo »osnovnega« računa, ki jo je prav tako potrebno potrditi pri davčnem organu. V tem primeru se za namene potrjevanja davčnemu organu sporočijo spremenjeni podatki na računu.
Ali je oseba, ki opravlja osebno dopolnilno delo, zavezana izvajati postopek davčnega potrjevanja računov?
Ne. Osebe, ki opravljajo osebno dopolnilno delo, morajo ob prodaji izdati račun, ni pa vzpostavljena obveznost vodenja poslovnih knjig in evidenc.
Zakaj je potrebno posredovati tudi podatke o poslovnih prostorih?
Podatki o poslovnih prostorih so pomembni za določitev številke računa, ki je obvezen podatek na računu in eden od temeljnih elementov za izvajanje postopka potrjevanja računov. Številka računa mora poleg zaporedne številke računa vsebovati še oznako poslovnega prostora in oznako elektronske naprave za izdajo računov. Posredovanje podatkov o poslovnih prostorih je potrebno tudi zato, da FURS v primeru morebitnega nadzora ugotovi, kje je bil izdan račun. S tem se zagotovi učinkovit nadzor nad imetniki teh elektronskih naprav v primeru, ko se na podlagi prejetih podatkov vzpostavi sum o nepravilnosti poslovanja.
Viri: FURS, ZDavPR-A